ERP Projeleri Neden Başarısız Olur? Sahada Öğrendiğimiz 7 Ders

ERP; finans, stok, satış, satınalma, üretim ve insan kaynaklarını tek bir veri modelinde birleştirir. Bu yüzden bir ERP projesi aslında bir organizasyon projesidir: kimin hangi veriyi gireceği, hangi onayın kimde olacağı, hangi raporun hangi veriye dayanacağı yeniden tanımlanır.

Teknik ekip ne kadar güçlü olursa olsun, bu kararlar netleşmeden kurulan sistem ya hiç kullanılmaz ya da Excel dosyalarıyla yan yana yaşamaya başlar. Aşağıdaki yedi ders, ERP geliştirme ve devreye alma projelerinde tekrar tekrar karşımıza çıkan durumlardan derlendi.

1. "Her şeyi bir anda" canlıya almak

Bütün modülleri aynı gün devreye almak, kâğıt üzerinde en hızlı yol gibi görünür. Pratikte ise test edilmesi gereken senaryo sayısı katlanarak artar, kullanıcı eğitimi yetişmez ve ilk ay kriz yönetimiyle geçer.

Daha sağlıklı yol fazlı ilerlemek:

1. Çekirdek: cari, stok kartları, finans ve temel faturalama
2. Satış ve satınalma süreçleri, onay akışları
3. Üretim planlama, maliyetlendirme
4. Raporlama, yönetim panelleri ve ileri entegrasyonlar

Her faz kendi içinde canlıya alınır, kullanıcı geri bildirimiyle olgunlaşır ve bir sonraki faz bu sağlam zeminin üzerine kurulur.

2. Süreçleri yazılıma ya da yazılımı süreçlere zorla uydurmak

İki uç da tehlikelidir. "Bizim işimiz farklı" diyerek her ekranı özelleştirmek, bakımı zor ve pahalı bir sistem doğurur. "Paket nasıl çalışıyorsa öyle çalışalım" demek ise işletmeyi rekabet avantajı sağlayan süreçlerinden vazgeçirebilir.

Doğru ayrım şudur:

• Standart süreçler (muhasebe, temel stok hareketleri, e-Dönüşüm) için sektörün iyi uygulamalarını benimseyin.
• Sizi farklılaştıran süreçler (özel fiyatlandırma, üretim reçeteleri, bayi kuralları) için yazılımı işinize göre şekillendirin.

3. Veri temizliğini son haftaya bırakmak

Yeni sistem, eski sistemdeki verinin kalitesinden daha iyi olamaz. Aynı firmanın üç farklı cari kartı, birimi belirsiz stoklar, yıllardır hareket görmemiş kayıtlar... Bunlar aktarım gününde fark edildiğinde canlıya geçiş ertelenir.

Veri aktarımını projenin ilk haftalarında başlatın ve en az iki deneme aktarımı yapın. Mükerrer kayıtları bulmak için basit bir sorgu bile çok şey anlatır:

SELECT VergiNo, COUNT(*) AS Adet, STRING_AGG(CariKodu, ', ') AS Kodlar
FROM   dbo.Cari
WHERE  VergiNo IS NOT NULL
GROUP BY VergiNo
HAVING COUNT(*) > 1
ORDER BY Adet DESC;

Her deneme aktarımından sonra açılış bakiyelerini, stok miktarlarını ve açık siparişleri eski sistemle karşılaştıran mutabakat raporları hazırlayın. Rakamlar tutmadan canlıya geçmeyin.

4. Sahibi olmayan modüller

"Herkesin" sorumluluğundaki modül aslında kimsenin sorumluluğunda değildir. Her modül için işletme tarafında bir anahtar kullanıcı belirleyin: süreci en iyi bilen, karar verebilen ve ekibine sistemi anlatabilecek kişi.

Anahtar kullanıcı testleri yazar, kabul kararını verir ve canlı dönemde ilk destek noktası olur. Bu rolün takvimde gerçekten yer alması (haftada birkaç saat bile olsa) projenin hızını doğrudan belirler.

5. Raporları en sona bırakmak

Yöneticinin ERP'den beklediği şey çoğu zaman bir rapor ya da ekrandır. Bu raporlar proje sonunda düşünülürse, ihtiyaç duyulan verinin hiç toplanmadığı ortaya çıkar.

Projeye sondan başlayın: "Hangi kararı hangi raporla veriyorsunuz?" sorusunu sorun, raporları çizin ve geriye doğru giderek hangi alanın, hangi ekranda, kim tarafından girileceğini belirleyin.

6. Entegrasyonları küçümsemek

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, banka hareketleri, pazaryerleri, kargo firmaları... Her entegrasyon kendi başına küçük bir projedir. Dış sistemin kapalı olduğu, geç yanıt verdiği ya da aynı isteğin iki kez gittiği durumlar baştan tasarlanmalıdır.

Bu konuyu ayrıntılı olarak entegrasyonlarda sağlam mimari yazımızda anlattık.

7. Canlıya geçişi tek bir gün sanmak

Canlıya geçiş bir tarih değil, bir dönemdir. İlk iki ila dört hafta yoğun destek (hypercare) dönemidir: ekip sahada ya da sürekli erişilebilir olur, gelen talepler günlük olarak önceliklendirilir, küçük düzeltmeler hızla yayınlanır.

Kritik süreçlerde kısa bir paralel çalışma dönemi (eski ve yeni sistemin aynı anda kullanılması) güven verir; ancak bu dönemin bitiş tarihi baştan belli olmalıdır. Aksi halde paralel çalışma kalıcı hale gelir.

Özet kontrol listesi

ERP projesi doğru kurgulandığında, şirketin yıllarca üzerinde çalışacağı ortak bir dil haline gelir. DayanSoft olarak ERP projelerine yazılımdan önce bu soruları sorarak başlıyoruz. Benzer bir projeye hazırlanıyorsanız, yol haritanızı birlikte çıkarabiliriz.